Standardisieren Sie Ihre Angebotsprozesse mit modernen Softwarelösungen und gewinnen Sie mehr Projekte
Mit den aktuellsten Softwareentwicklungen im Bereich der Angebots- und Kalkulationslösungen gewinnen Betriebe mehr Aufträge und erhöhen Ihre Gewinnspanne. Bei der Einführung einer Software für die Angebotskalkulation sollten Unternehmen aber eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie in das richtige System für ihre Anforderungen investieren.
1. Erweiterbarkeit für zukünftige Anforderungen
Eines der wichtigsten Merkmale von Angebotssoftware ist natürlich die Möglichkeit, Angebote zu kalkulieren. Unabhängig von der Größe des Unternehmens, egal ob es sich um einen kleinen Betrieb oder ein Großunternehmen handelt, stehen darin verschiedene Optionen zur Verfügung, die dabei helfen die Gewinnmargen zu erhöhen. Je höher die Anzahl der zu kalkulierenden Angebote, desto schneller rentiert sich die Anschaffung eines Kalkulationsmoduls.
Einige OEMs, die ihre eigenen Produkte herstellen, müssen vielleicht nicht jeden Tag Angebote erstellen. Das soll aber nicht heißen, dass die Anschaffung einer Angebotssoftware nicht sinnvoll wäre. Denn in Verbindung mit anderen Softwaremodulen, liefert die Kalkulation wichtige Informationen, um einen vollständigen Überblick über die Produktion zu erhalten.
Bei der Auswahl des richtigen Kalkulationsmoduls ist es wichtig, an die Zukunft zu denken. Lassen Sie sich nicht durch eine eigenständige Software einschränken, die von dem Rest Ihrer Fertigunsglösung abgekoppelt ist. Behalten Sie im Auge, dass mit zunehmendem Wachstum Ihrers Unternehmens auch die Anforderungen an die Digitalisierung Ihrer Prozesse zunehmen.
2. Genauigkeit ist existenziell wichtig
Ein ungenauer Kostenvoranschlag kann Sie als Produzenten Ihr hart verdientes Geld kosten. Die Wahl eines Moduls, das schnelle und genaue Angebote liefert, ist von entscheidender Bedeutung.
Bei den ständig steigenden Materialpreisen kann es den entscheidenden Unterschied ausmachen, möglichst exakt zu kalkulieren und sicherzustellen, dass alle mit dem Projekt verbundenen Kosten bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Das Letzte, was ein Unternehmer will, ist ein zu niedriges Angebot für ein Projekt an seinen Kunden zu übergeben. Die Betriebskosten, sei es für das Schneiden, Biegen oder Schweißen, müssen für genaue Berechnungen berücksichtigt werden. Eine Software, die alle Kosten-Faktoren berücksichtigt, hilft dem produzierenden Betrieb, detaillierte und korrekte Angebote zu erstellen.
3. Angebote in kürzester Zeit erstellen
Mitarbeiter, die für die Kalkulation verantwortlich sind, müssen sich nicht mehr stundenlang mit der manuellen Angebotserstellung beschäftigen und können die gewonnene Zeit mit anderen Tätigkeiten füllen. Mit einem modernen Angebotsmodul können Teile oder Zeichnungen von Kunden importiert und daraus in wenigen Minuten Angebote erstellt werden.
Was die Schnelligkeit betrifft, so zeigen Analysen, dass die Wahrscheinlichkeit, dass ein Betrieb einen Auftrag erhält, umso größer ist, je schneller er dem Kunden ein Angebot unterbreiten kann.
4. CAD/CAM-Integration
Die direkte Integration in ein CAD/CAM-Paket kann für jeden Fertigungsbetrieb von großem Vorteil sein. Die Verwendung eines integrierten Angebotsmoduls fügt eine Vielzahl von Möglichkeiten hinzu, einschließlich erweiterter Zeichnungsfunktionen.
Nicht alle Zeichnungen, die vom Kunden eingehen, sind fehlerfrei manchmal werden sogar Bilder von Handskizzen geschickt. Die CAD-Integration bietet Werkzeuge, mit denen Zeichnungen bereinigt und Geometrie automatisch angepasst werden kann. Das spart wertvolle Zeit.
Nicht jede Angebotssoftware ist in den CAD/CAM-Prozess integriert. Aber dies ist für einige Betriebe eine wichtige Funktion, sofern es Zeichnungen für eine genauere Angebotserstellung anzupassen gilt.
5. Produktions-Kalkulation
Die Integration mit CAD/CAM bietet zudem erweiterte Möglichkeiten bei der Angebotserstellung, die die Produktionskosten berücksichtigen. Die Produktions-Kalkulation bietet den Herstellern ein vollständigeres Bild für eine genauere Kalkulation. Diese Art der Angebotserstellung berücksichtigt u.a., wie die Teile auf der Platte optimal verschachtelt werden. Hierbei werden auch die tatsächlichen Maschinenkosten sowie alle anderen Vorgänge berücksichtigt.
Die "verschachtelten Kosten" sind besonders wichtig für genaue Kostenvoranschläge. Bei vielen Teilen ist es gut zu wissen, wie viele Bleche für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden. Wenn es sich um viele verschiedene Teile oder ein großes, langes L-förmiges Teil handelt, kann auch viel Ausschussmaterial anfallen, das nicht wiederverwertet werden kann. Auch das muss bei den Kosten berücksichtigt werden.
Die meisten Hersteller haben bereits einfache Skripte oder Gleichungen, mit denen sie berechnen, wie viel Zeit sie für einen bestimmten Arbeitsgang benötigen. Alle CNC-Schnittdaten werden im Voraus bestimmt. Für einen Kostenvoranschlag wählt der Benutzer einfach die benötigten Teile und die erforderlichen Arbeitsgänge, und alle Berechnungen laufen im Hintergrund ab. SigmaQUOTE ermöglicht die vorläufige Planung von Aufträgen zum Zeitpunkt der Angebotserstellung, die nach der Auftragserstellung geändert und dann direkt in den Produktionsauftrag übernommen werden können.
6. Ohne Umwege in die Produktion
Fertigungsunternehmen sollten nach einer Angebotslösung Ausschau halten, die durchgängig vom Angebot bis in die Produktion Daten bereitstellt. In dem Fall kann der Betrieb, wenn das Angebotsmodul mit CAD/CAM und dem MRP/MES-System verbunden ist, sobald er einen Auftrag erhält, den Projektstatus mit nur einem Klick im Menü von Angebot in Auftrag ändern, ohne Daten neu eingeben zu müssen. Alles erfolgt automatisch und das Teil ist bereit für die Produktion
7. Terminierung von Aufträgen
Zu den wichtigsten Funktionalitäten gehört die Möglichkeit der Terminplanung. Mit dieser Funktion können alle Bearbeitungen in der gesamten Werkstatt geplant werden. Auf diese Weise können die Betriebe den Auftrag bereits vor der Auftragsannahme einplanen. Wenn ein Kunde das Angebot annimmt und wissen möchte, wie schnell er mit der Lieferung rechnen kann, stehen alle Informationen zur Verfügung.
Für Betriebe, die häufig Eilaufträge annehmen, ist dies ein enormer Vorteil.
8. Vielfältige Dateiformate
Die Wahl eines Angebots-Moduls, das jeden Dateityp importieren kann, ist ein weiterer großer Vorteil. Das Letzte, was ein Betrieb tun möchte, ist, einem Kunden mitzuteilen, dass man seine Datei nicht öffnen und somit das Projekt nicht anbieten kann.
Heutzutage gibt es unzählige verschiedene Dateiformate, mit denen die Unternehmen umgehen müssen. Sie können 20 verschiedene Dateiformate von 20 verschiedenen Kunden erhalten, und egal, ob es sich um DXF-, SolidWorks-, Inventor- oder beliebige andere Konstruktionsprogramme handelt, der Import dieser Dateien sollte kein Problem darstellen.
9. Umfassende Zugriffsmöglichkeiten
Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf eine datenbankgestützte Lösung, die auch Kundeninformationen, Fälligkeitstermine und alle erforderlichen Einzelposten anzeigt. Es sollte auch komfortabel konfigurierbar sein, damit sich daran leicht Anpassungen vornehmen lassen können.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise einem Kunden einen Preisnachlass oder Rabatt gewähren möchte oder wenn Mengenpreise benötigt werden, kann all dies in dem Modul eingestellt werden. Wenn ein Unternehmen Verhandlungen führen und den Angebotspreis ändern möchte, sollte das Angebotspaket die Möglichkeit bieten, den Preis zu überschreiben und mit den eingestellten Parametern neu zu berechnen.
Der Betrieb sollte auch in der Lage sein, das Angebot jederzeit überarbeiten zu können. Meldet sich ein Kunde und bittet darum, Teile aus dem Projekt herauszunehmen oder hinzuzufügen, kann dies in die Software eingegeben werden, was die Rückverfolgbarkeit und eine ordnungsgemäße Buchführung ermöglicht.
Datenbankgestützte Systeme können alle Arten von Funktionen anbieten, die bei der täglichen Buchhaltung helfen. Achten Sie darauf das Funktionen für die Berichtserstellung Bestandteil der Lösung sind. Ein Benutzer sollte zudem in der Lage sein, Informationen über alle gewonnenen und verlorenen Projekte abzurufen. Er kann auch Berichte darüber erstellen, wie viel Gewinn ein Betrieb in einem bestimmten Zeitraum erwirtschaftet hat, und berechnen lassen, wie viel ein Auftrag kostet und wie hoch der durchschnittliche Aufschlag ist. Diese Informationen helfen den Betrieben, bessere Angebote für zukünftige Projekte zu erstellen und Trends bei der Preisgestaltung und den Gewinnspannen zu erkennen. All diese Daten sollten leicht zugänglich und zu jeder Zeit abrufbar sein.
10. Angebots-Standardisierung
Ein Angebotssystem kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht unterstützen, aber dessen Funktionen sind im Wesentlichen dazu gedacht, die Angebotserstellung zu standardisieren. Qualitativ hochwertige Software sollte einer Werkstatt dabei helfen, die Abläufe in allen Bereichen zu standardisieren. Durch das Hinzufügen verschiedener Funktionen und Module wird dieses System noch leistungsfähiger.
Ohne ein Angebotsmodul gibt es in den Betrieben oft nur einen oder zwei spezielle Mitarbeiter, die sich mit der Erstellung von Angeboten für Projekte befassen. Das mag für einige Unternehmen funktionieren, kann aber aus verschiedenen Gründen auch problematisch sein. Jeder Mitarbeiter hat möglicherweise seine eigene Art der Angebotserstellung und berücksichtigt unterschiedliche Kennzahlen und Parameter zur Berechnung der Kosten. Auch die Art und Weise, wie eine Person Angebote erstellt, kann von Auftrag zu Auftrag variieren. Dies kann zu Diskrepanzen und Schwankungen bei der Angebotserstellung führen. Ferner gibt es keine standardisierte Möglichkeit, die Bearbeitungshistorie von Angeboten zu verfolgen.
Wenn mehrere Personen ein Projekt anbieten, kann es vorkommen, dass sie denselben Auftrag auf unterschiedliche Weise mit unterschiedlichen Preisen und Aufschlägen anbieten. Dies kann zu Fehlern bei der Preisgestaltung führen und die Vorhersage von Kosten und Gewinnspannen sehr erschweren.
Ein weiteres Problem ist, dass ein Betrieb mit nur einem Kalkulator, wenn dieser Mitarbeiter ausscheidet, eine neue Person für die Erstellung von Angeboten einarbeiten muss. Unerfahrene Kalkulatoren können Berechnungsfehler machen, die im Endeffekt zu Margenproblemen führen. Es kann auch sein, dass die Angebotserstellung eine Zeit lang nicht nur ungenau sondern auch langsamer erfolgt, während sich ein Mitarbeiter noch in der Lernphase befindet.
Mit einem Angebotsmodul wird all dies automatisiert und standardisiert. Die Berechnungen, Kosten, Aufschläge, Produktionskennzahlen und alle verfügbaren Daten werden vom System verwendet, um ein ordnungsgemäßes Angebot für ein Projekt zu erstellen. Damit können Betriebe jedes Mal dasselbe Angebot auf der Grundlage derselben Metriken und Arbeitsabläufe erstellen, unabhängig davon, wer die Software verwendet. Das gibt den Betrieben die Sicherheit, die für einen optimalen Geschäftsablauf und damit den Geschäftserfolg so wichtig ist.
Von Wayne Cathers, Produktverantwortlicher für Business-Systeme bei SigmaNEST.
Veröffentlicht in Canadian Fabricating & Welding, August 2021
Lindsay Luminoso, Mitherausgeberin
https://www.canadianmetalworking.com/
