Ottenere contratti e standardizzare le pratiche di preventivazione con le opzioni software più recenti
Con tutti i più recenti e importanti miglioramenti del software, i moduli e i sistemi di preventivazione possono rendere più facile per le aziende aggiudicarsi i contratti e ampliare il proprio margine di profitto. Quando cercano di implementare un modulo di preventivazione, i negozi devono esplorare e considerare una serie di fattori e caratteristiche per assicurarsi di ottenere il sistema giusto per le loro esigenze di produzione.
1. Opzioni espandibili
Una delle caratteristiche principali dei software di preventivazione è la capacità di calcolare i preventivi. Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, che si tratti di una piccola impresa o di una grande società, sono disponibili diverse opzioni per aumentare i profitti del produttore. Tuttavia, questi moduli sono particolarmente adatti alle officine che eseguono una quantità significativa di preventivi.
Alcuni OEM che producono i propri prodotti potrebbero non aver bisogno di fare preventivi ogni giorno. Ciò non significa che i moduli di preventivazione non siano utili, ma che possono essere utilizzati insieme a moduli di espansione aggiuntivi per ottenere un sistema più completo e una visione globale dell'officina.
Quando si sceglie il modulo di quotazione giusto, è importante pensare al futuro. Non limitatevi a scegliere solo un'opzione standalone, se sono previste aree di crescita in cui un pacchetto ampliato avrebbe più senso.
2. La precisione è importante
Un preventivo impreciso può costare ai produttori i loro sudati guadagni. Scegliere un modulo che offra preventivi rapidi e accurati è essenziale.
Con i prezzi odierni della lamiera così alti, ottenere il preventivo più accurato e assicurarsi che il software tenga conto di tutti i costi associati al progetto può fare la differenza. L'ultima cosa che ogni fabbricante vuole è sotto quotare un progetto. I costi delle operazioni, che si tratti di taglio, piegatura o saldatura, devono essere considerati per ottenere calcoli accurati. Un software che tenga conto di molti di questi fattori aiuterà i produttori a fornire preventivi dettagliati e corretti.
3. Vincere le citazioni con la velocità
I costruttori non devono passare un'ora a fare preventivi manuali. Con un modulo di preventivazione veloce e avanzato, possono prendere i pezzi o i disegni dai clienti e fare un preventivo in soli cinque minuti. La cosa migliore è che spesso possono inviarlo al cliente prima di allontanarsi dal computer.
Quindi, per quanto riguarda la velocità, i dati dimostrano che quanto più velocemente un negozio è in grado di fornire un preventivo al cliente, tanto più è probabile che si aggiudichi il preventivo.
4. Integrazione CAD/CAM
L'integrazione diretta con un pacchetto CAD/CAM può essere un enorme vantaggio per qualsiasi fabbricante. L'utilizzo di un modulo di preventivazione integrato aggiunge molte funzionalità, tra cui funzioni di disegno migliorate.
Non tutti i disegni sono puliti e alcuni possono anche essere immagini di disegni su tovaglioli o PDF. L'integrazione fornisce strumenti che consentono ai produttori di ripulire i disegni e di regolare automaticamente la geometria. Una funzione di filtro, che può essere fornita con il pacchetto di preventivi, può essere utilizzata per ripulire piccoli spazi vuoti, spline o geometrie frastagliate.
Non tutti i software di preventivazione sono integrati con il CAD/CAM e questa potrebbe essere una caratteristica importante per alcune officine che hanno l'ulteriore necessità di adattare i disegni per ottenere preventivi più precisi.
5. Preventivo di produzione
L'integrazione con il CAD/CAM consente anche di ottenere alcune funzioni avanzate di quotazione che tengono conto dei costi di produzione. La quotazione della produzione fornisce ai produttori un quadro più completo per una quotazione più accurata. Questo tipo di quotazione si basa sul modo in cui i pezzi saranno o potrebbero essere annidati per la produzione. Inoltre, tiene conto dei costi effettivi della macchina e di tutte le altre operazioni.
Il costo annidato è particolarmente importante per ottenere preventivi accurati. Con molti pezzi, è bene sapere quante lastre occorrono per completare il progetto. Inoltre, se ci sono molti pezzi diversi o un pezzo grande e lungo a forma di L, è possibile che ci sia molto materiale di scarto che non può essere recuperato. Anche questo aspetto deve essere considerato nel costo.
La maggior parte dei fabbricanti è già impostata con diversi script o equazioni che utilizzano per calcolare il tempo necessario per eseguire una determinata operazione. Tutti i dati di taglio CNC sono impostati in anticipo. Per un preventivo, l'utente deve solo aggiungere i pezzi necessari e le operazioni necessarie e tutti i calcoli avvengono in background.
6. Passare direttamente alla produzione
I costruttori dovrebbero cercare pacchetti di preventivi in grado di passare direttamente dal preventivo alla produzione. Se il modulo di preventivazione è integrato con il CAD/CAM e con un sistema MRP/MES, una volta che un produttore si aggiudica un preventivo, può entrare nel software e cambiare facilmente lo stato da preventivo a ordine con un semplice clic su un menu a tendina. Tutto viene gestito automaticamente ed è pronto per la produzione.
7. Programmazione dei lavori
Alcune delle tecnologie più recenti includono la possibilità di programmare. Questa funzione può programmare tutte le operazioni per l'intera officina. In questo modo, i costruttori possono pre-programmare il lavoro prima di accettare l'ordine. In questo modo, se un cliente accetta il preventivo e vuole sapere entro quanto tempo può aspettarsi il progetto, tutte le informazioni sono disponibili.
Per le officine che si occupano spesso di lavori urgenti, questo può essere un enorme vantaggio.
8. Ampi formati di file
La scelta di un pacchetto di preventivi in grado di importare qualsiasi tipo di file è un altro grande vantaggio. L'ultima cosa che un'azienda vuole fare è tornare da un cliente e dirgli che non è in grado di aprire il file e non è in grado di quotare il progetto.
Oggi i formati di file che i negozi devono gestire sono tantissimi. Possono ricevere 20 formati di file diversi da 20 clienti diversi e, che si tratti di file DXF, SolidWorks, Inventor o di qualsiasi altro programma di progettazione gratuito, importarli non dovrebbe essere un problema.
9. Accesso a più
Cercate un modulo di preventivazione basato su un database che mostri informazioni sui clienti, date di scadenza e tutte le voci necessarie. Dovrebbe anche essere altamente personalizzabile, in modo che i produttori possano facilmente apportare modifiche.
Ad esempio, se un negozio vuole concedere a un cliente un'interruzione di prezzo o uno sconto, o se è necessario un prezzo all'ingrosso, tutto ciò può essere applicato nel modulo. Se un negozio prevede di negoziare e modificare il prezzo proposto, il pacchetto di preventivi deve avere la possibilità di sovrascrivere il prezzo e ricalcolarlo con i parametri specifici impostati.
Un fabbricante dovrebbe anche essere in grado di effettuare revisioni del preventivo. Ad esempio, se un cliente torna e chiede di escludere o aggiungere dei pezzi dal progetto, è possibile inserirli nel software, in modo da garantire la tracciabilità e la corretta contabilità.
I sistemi basati su database possono offrire ogni tipo di strumento per aiutare la contabilità quotidiana di un negozio. Cercate strumenti integrati come report e grafici. L'utente dovrebbe essere in grado di accedere alle informazioni su tutti i preventivi vinti e su quelli persi. Può anche fornire rapporti sul profitto ottenuto dall'officina in un intervallo di date personalizzato e determinare quanto costa un lavoro rispetto al margine medio. Queste informazioni possono aiutare le officine a formulare meglio i preventivi per i progetti futuri e a vedere le tendenze storiche dei prezzi e dei margini di profitto. Tutti questi dati devono essere prontamente disponibili e i negozi devono avere la possibilità di estrarre i vari punti di dati in qualsiasi momento.
10. Standardizzare i preventivi
Un sistema di preventivi può apportare molti vantaggi alle officine, ma le sue funzioni sono in realtà progettate per standardizzare i preventivi. Un software di alta qualità dovrebbe aiutare un'officina a standardizzare le operazioni su tutta la linea. L'aggiunta di diverse funzioni e moduli renderà questo sistema ancora più potente.
Senza un modulo di preventivazione, spesso le officine hanno una o due persone che si occupano di preventivare i progetti. Questo può funzionare per alcuni produttori, ma può anche essere problematico per una serie di motivi. Ogni lavoratore può avere un proprio modo di fare preventivi, considerando metriche e parametri diversi per calcolare i costi. Questo può portare a discrepanze e fluttuazioni dei preventivi, senza che vi sia un modo storicamente standardizzato per tenere traccia di come sono stati gestiti i preventivi. Inoltre, potrebbe esserci una variazione nel modo in cui la persona esegue i preventivi da un lavoro all'altro.
Se i progetti sono quotati da più persone, tutte potrebbero quotare lo stesso lavoro in modo diverso, con prezzi e ricarichi diversi. Questo può portare a errori nella determinazione dei prezzi e può rendere molto difficile prevedere i costi e stimare le proiezioni dei margini di profitto.
Un'altra preoccupazione riguarda il fatto che se un'officina dispone di un solo preventivista e questo dipendente se ne va, l'officina si ritrova a dover formare una nuova persona per la preventivazione dei lavori. I preventivisti inesperti possono commettere errori di calcolo, con conseguenti problemi di margine o errori di calcolo dei costi. Potrebbe anche verificarsi un periodo di tempo in cui i preventivi sono lenti e imprecisi, mentre la persona sta ancora imparando il processo, ammesso che ne esista uno.
Con un modulo di quotazione, tutto questo è automatizzato e standardizzato. I calcoli, i costi, i ricarichi, le metriche di produzione e tutti i dati disponibili vengono applicati e utilizzati dal sistema per quotare correttamente un progetto. In questo modo, i produttori possono ottenere sempre lo stesso preventivo, basato sulle stesse metriche e sullo stesso flusso di lavoro, indipendentemente da chi utilizza il software. Questo porta ai negozi quel senso di stabilità che è così importante per le migliori pratiche aziendali.
Wayne Cathers è Product Owner dei sistemi aziendali di SigmaNEST.
Published in Canadian Fabricating & Welding, August 2021
Lindsay Luminoso, redattore associato
https://www.canadianmetalworking.com/
